Datenschutzerklärung von Studiocrew
Version 1.3 · Stand: 25. Oktober 2026
1. Wer für die Datenverarbeitung verantwortlich ist
Verantwortlich für die in dieser Erklärung beschriebenen Verarbeitungen ist die aicappella UG (haftungsbeschränkt), Schwartzkopffstraße 1, 15745 Wildau, Deutschland. Du erreichst uns bei Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung deiner Rechte unter kontakt@studiocrew.de. Mit „wir“ oder „Studiocrew“ meinen wir diese Gesellschaft.
2. Datenverarbeitungen durch Studiocrew
Studiocrew ermöglicht Studios und Kreativen, sich zu finden, Verfügbarkeiten abzustimmen und ihre Zusammenarbeit zu organisieren. Diese Erklärung beschreibt die in diesem Zusammenhang von Studiocrew durchgeführten Verarbeitungen personenbezogener Daten.
Dazu zählen insbesondere die folgenden Verarbeitungszwecke:
- Die Erhebung von Daten wie deinem Namen, deiner E-Mail-Adresse und den von dir angegebenen Informationen zu deiner beruflichen Tätigkeit im Rahmen der Registrierung und Freischaltung (siehe § 4 der AGB) durch uns und, soweit aus dieser Erklärung ersichtlich, externe Dienstleister;
- Die interne Speicherung, der Abruf und die Anzeige von Nutzerinhalten für die Funktionen der Plattform wie den Kalender, die Buchung oder den Chat (siehe §§ 2 und 3 der AGB);
- Die Verarbeitung von Nutzerdaten wie z.B. Zugriffsprotokollen zur Aufrechterhaltung, zum Betrieb und zur Verbesserung der Plattform und des Funktionsumfangs;
- Die Verarbeitung der E-Mail-Adresse zur Versendung von wesentlichen Vertragsinformationen wie z.B. Änderungen der AGB oder des Funktionsumfangs;
- Die Verarbeitung von Abrechnungsdaten, Zahlungsstatus und Zahlungsreferenzen zur Abwicklung der Mitgliedsbeiträge (siehe § 6 der AGB) mithilfe eines externen Zahlungsdienstleisters;
- Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, z.B. steuerrechtlicher oder aufsichtsrechtlicher Natur oder zur Erfüllung von datenschutzrechtlichen Anfragen;
- Sonstige für die Aufrechterhaltung des Betriebs und die Verbesserung unserer Dienste erforderliche Datenverarbeitungen erfolgen nur im Rahmen der in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke und aufgrund einer jeweils anwendbaren Rechtsgrundlage.
Wir beschränken die Verarbeitung personenbezogener Daten auf das für die jeweiligen Zwecke erforderliche Maß und setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz dieser Daten ein. Bei Fragen zu dieser Erklärung kannst du dich jederzeit an uns wenden.
3. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen
Die folgenden Rechtsgrundlagen gelten für die jeweils beschriebenen Zwecke. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO betrifft Verarbeitungen, die für einen Vertrag mit dir oder für vorvertragliche Maßnahmen auf deine Anfrage erforderlich sind. Verarbeiten wir Angaben von Ansprechpersonen oder anderen Beteiligten, die nicht selbst Vertragspartei sind, kommt stattdessen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Betracht. Unsere berechtigten Interessen sind dabei die Organisation der Zusammenarbeit und die Kommunikation mit den beteiligten Personen; ihre entgegenstehenden Interessen und Rechte sind zu berücksichtigen.
| Verarbeitungszweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Einrichtung und Verwaltung des Nutzerkontos einschließlich Anmeldung und Authentifizierung über Supabase | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Abschluss und Durchführung des Plattformvertrags. |
| Speicherung, Abruf und Anzeige von Nutzerinhalten für Kalender, Buchungsfunktion und Chat | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Bereitstellung der vereinbarten Plattformfunktionen; für Angaben anderer Beteiligter gilt die vorstehende Erläuterung. |
| Bereitstellung und Absicherung der Plattform einschließlich Sitzungsverwaltung sowie Zugriffs- und Fehlerprotokollen | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: technische Bereitstellung; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Erkennung und Abwehr von Störungen und Missbrauch für einen sicheren Betrieb. |
| Fachliche Freischaltung von Kreativtätigkeiten und Studios sowie Missbrauchskontrolle | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Prüfung der Zugangsvoraussetzungen; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Überprüfung verlässlicher Angaben und Verhinderung von Missbrauch. |
| Verwaltung von Testphasen und Mitgliedschaften sowie Rechnungs- und Zahlungsabwicklung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Mitgliedschaft und Zahlungsabwicklung; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: gesetzliche Rechnungs- und Buchführungspflichten. |
| Aufbewahrung gesetzlich aufbewahrungspflichtiger Rechnungen, Buchungsbelege und sonstiger Geschäftsunterlagen einschließlich der darin enthaltenen Daten | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, insbesondere in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB. |
| Konto- und Vertragshinweise; Support- und Kontaktanfragen; Sicherheitsmeldungen und Datenschutzanfragen | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragskommunikation und vertragsbezogener Support; lit. c: Erfüllung datenschutzrechtlicher Pflichten; lit. f: sonstige Anliegenbearbeitung und Plattformsicherheit. |
| Technisch erforderliche Cookies und ähnliche Funktionen für Sitzungsverwaltung, Anmeldung und Schutz vor missbräuchlichen Anfragen | § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; für die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten die Rechtsgrundlage der jeweiligen Funktion. |
| Anlassbezogene Übermittlung an Rechtsanwälte, Steuerberater, Behörden oder Gerichte | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: gesetzlich vorgeschriebene Übermittlungen; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: ordnungsgemäße Beratung und Abrechnung sowie Geltendmachung oder Verteidigung von Ansprüchen. |
4. Mitgliedschaften, Rechnungen und Zahlungen
Sobald kostenpflichtige Mitgliedschaften angeboten werden und du eine solche ausdrücklich abschließt, werden für deren Abrechnung insbesondere Beträge, Abrechnungszeiträume, erforderliche Rechnungsangaben, Zahlungsstatus und Transaktions-, Kunden-, Mandats- oder Abonnementreferenzen verarbeitet.
Für die Zahlung der Mitgliedsbeiträge arbeiten wir mit Mollie B.V., Niederlande, als Zahlungsdienstleister zusammen. Wir übermitteln den Betrag, die Zahlungsbeschreibung und technische Zuordnungsdaten, soweit dies zur Zahlungsabwicklung erforderlich ist. Deine eigentlichen Zahlungsdaten gibst du auf der Bezahlseite von Mollie ein; Karten- und Kontodaten werden nicht in Studiocrew gespeichert. Wir erhalten die für Zuordnung und Verwaltung der Zahlung erforderlichen Rückmeldungen. Mollie verarbeitet personenbezogene Daten bei der Erbringung seiner Zahlungsdienste in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit. Diese Zahlungsabwicklung betrifft ausschließlich Mitgliedsbeiträge, nicht Gagen zwischen Studios und Kreativen.
5. Cookies und ähnliche Funktionen
Studiocrew verwendet eigene Funktionen zur Sitzungsverwaltung und zum Schutz gegen missbräuchliche Formularanfragen. Die reguläre Anmeldung endet nach 120 Minuten ohne Aktivität, spätestens nach 30 Tagen. Mit der gewählten Funktion „30 Tage angemeldet bleiben“ beträgt die Laufzeit 30 Tage. Das Schutz-Cookie „XSRF-TOKEN“ hat eine Laufzeit von 30 Tagen. Sitzungscookie und Schutz-Cookie werden auch bei Besuchen ohne Anmeldung gesetzt. In der Produktionsplanung wird die Scrollposition im Sitzungsspeicher des Browsers höchstens 60 Sekunden zwischengespeichert.
Soweit die Speicherung oder der Zugriff für den ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist, ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich. Für die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten gelten die bei der jeweiligen Funktion genannten Rechtsgrundlagen. Auf der Studiocrew-Plattform werden keine Analyse- oder Werbetracking-Werkzeuge eingesetzt.
6. Serverstandort und externe Dienstleister
Die Studiocrew-Anwendung sowie die bei unserem Hostinganbieter gespeicherten Plattformdaten und eigenen Sicherungen werden in Deutschland gehostet. Davon zu unterscheiden ist die Verarbeitung durch die nachfolgend genannten externen Dienstleister. Dabei können personenbezogene Daten auch in anderen EU-Staaten oder in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (Drittländern) verarbeitet werden.
Für Hosting, Anmeldung, E-Mail-Versand und weitere Leistungen setzen wir folgende Anbieter ein:
- Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Deutschland: Hosting der Plattform und Speicherung der Plattformdaten sowie eigener Sicherungen in Deutschland. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Hetzner;
- Supabase: gemeinsamer Anmelde- und Authentifizierungsdienst für Namen, E-Mail-Adresse und Authentifizierungsdaten. Anbieter ist die Supabase Pte. Ltd., Singapur. Für die Übermittlung stützen wir uns auf geeignete Garantien durch einbezogene Standardklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO; Hier findest du Informationen zur Auftragsverarbeitung sowie die Privacy Policy;
- Resend, Plus Five Five, Inc., USA: Versand von Plattform-E-Mails; verarbeitet werden insbesondere Empfänger, Betreff, Nachrichteninhalt und Zustelldaten. Dabei werden Daten in die USA übermittelt; hierfür stützen wir uns auf den Angemessenheitsbeschluss für die USA nach Art. 45 Abs. 1 S. 1 DSGVO. Siehe für weitere Informationen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung sowie Privacy Policy;
- Volentio JSD Limited, England and Wales: Bereitstellung der Programmbibliothek „jsDelivr“ für die Passkey-Anmeldeseite bei Nutzung eines Passkey-Logins. Beim Aufruf erhält der Auslieferungsdienst insbesondere IP-Adresse und Browserkennung. Zweck der Einbindung ist die Bereitstellung dieser Anmeldefunktion; wir stützen uns hierfür auf geeignete Garantien durch einbezogene Standardklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO; Hier findest du Informationen zur Auftragsverarbeitung sowie die Privacy Policy;
- Mollie B.V., Niederlande: Abwicklung von Mitgliedsbeiträgen als eigenständig Verantwortlicher für die Zahlungsdienste, wie in Abschnitt 4 beschrieben. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Mollie.
Soweit wir Übermittlungen auf geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO stützen, kannst du über die Kontaktadresse in Abschnitt 1 eine Kopie dieser Garantien anfordern. Schutzbedürftige Angaben anderer Personen können dabei unkenntlich gemacht werden.
Wenn du einen Kalender verknüpfst (z.B. Google Kalender, iCloud Kalender oder Outlook Kalender), werden die von dir gewählten Kalenderanbieter eingebunden und die jeweils übermittelten Kalenderdaten (Einträge mit Zeitangabe und Bezeichnung) verarbeitet. Die Verknüpfung dient der Abstimmung deiner Verfügbarkeit und ist freiwillig. Bei konkretem Anlass können außerdem erforderliche Daten an Rechtsanwälte, Steuerberater, Behörden oder Gerichte übermittelt werden. Die Zwecke und Rechtsgrundlagen hierfür findest du in Abschnitt 3.
7. Speicherdauer, Kontobeendigung und Sicherungen
Personenbezogene Daten speichern wir nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Welche Aufbewahrungsdauer angemessen ist, bestimmen wir im Einzelfall unter Berücksichtigung des Verarbeitungszwecks, der Art der Daten, fortbestehender Vertrags- und Abwicklungsverhältnisse, gesetzlicher Pflichten und eines konkreten Bedarfs zur Geltendmachung oder Verteidigung von Ansprüchen. Dabei berücksichtigen wir auch die Interessen und Rechte der betroffenen Personen. Endet eine Mitgliedschaft oder der Plattformvertrag, prüfen wir, welche Daten weiterhin benötigt werden. Nicht mehr erforderliche Daten werden nach Maßgabe dieser Prüfung innerhalb einer angemessenen Frist gelöscht; gesetzliche Löschungspflichten und Betroffenenrechte bleiben unberührt.
Konten und Profile: Die Beendigung einer einzelnen Mitgliedschaft oder der Ablauf der Testphase führt nicht automatisch zur Löschung deines persönlichen Nutzerkontos und der damit verbundenen Daten (vgl. § 12 Abs. 4 S. 1 der AGB). Auch die Beendigung des Plattformvertrages nach Maßgabe von § 12 Abs. 2 oder Abs. 5 der AGB löscht das Konto und damit verbundene Daten nicht automatisch. Insbesondere bleiben bestehende feste Buchungen und die zugehörige Kommunikation nach Maßgabe der AGB sichtbar. Für die Kündigung des Plattformvertrags und den Zugang bis zu seinem Ende gilt § 12 der AGB; die anschließende Aufbewahrung von Daten begründet keinen fortdauernden Plattformzugang. Ein Löschungsbegehren kannst du über die Kontofunktion oder die Kontaktadresse in Abschnitt 1 stellen.
Auftragsunterlagen: Anfragen, Angebote, Buchungen, Chats, gesendete Dateien und NDA-Nachweise werden durch die Kontolöschung nicht automatisch insgesamt entfernt. Sie können für die Gegenseite oder für gesetzliche Pflichten und die Sicherung konkreter Ansprüche weiterhin erforderlich sein. Eine solche Aufbewahrung beruht, soweit einschlägig, auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c oder f DSGVO.
Rechnungen und Buchhaltung: Rechnungen, Buchungsbelege und sonstige aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen bewahren wir für die jeweils gesetzlich vorgeschriebene Dauer auf, insbesondere nach § 147 AO und § 257 HGB. Maßgeblich sind die jeweilige Unterlagenart sowie die gesetzlichen Regelungen zu Beginn und Ablauf der Aufbewahrung.
Gemeinsame Anmeldung und interne Verwaltung: Die Löschung des Studiocrew-Kontos entfernt nicht automatisch alle zugehörigen Daten aus dem gemeinsamen Anmeldedienst, der Kontaktverwaltung und den internen Prüf- und Supportsystemen. Diese Daten sind in die Bearbeitung eines Löschungsbegehrens einzubeziehen. Ein für weitere Angebote noch benötigtes Anmeldekonto darf nur bei fortbestehendem Zweck und Rechtsgrundlage erhalten bleiben.
Sicherungen: Datenbank und Dateien werden verschlüsselt gesichert; zusätzlich bestehen Sicherungsabbilder des Hosters. Bereits aus den aktiven Systemen gelöschte Daten können vorübergehend in Sicherungskopien verbleiben und werden im Rahmen der regulären Sicherungsrotation entfernt. Die Aufbewahrung richtet sich nach dem erforderlichen Wiederherstellungsbedarf und den oben genannten Kriterien. Sicherungen dienen der Wiederherstellung bei Datenverlust, nicht der gewöhnlichen Nutzung gelöschter Daten.
8. Datenherkunft und erforderliche Angaben
Die meisten Angaben erhalten wir von dir. Weitere Daten stammen insbesondere von einladenden Personen oder Studios, Beteiligten einer Produktion, meldenden Personen, verknüpften Kalendern oder dem Zahlungsdienstleister. Dies betrifft Kontakt- und Zuordnungsdaten, berufliche und auftragsbezogene Angaben, Kommunikations- und Meldungsinhalte, Kalenderzeiten und Zahlungsstatusdaten. Auch Produktionsangaben zu Personen ohne Konto können von Studios stammen.
Für ein Konto sind Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und die erforderlichen Anmeldedaten notwendig. Für die fachliche Freischaltung benötigen wir die entsprechenden Tätigkeits-, Bereichs- und Referenzangaben. Ohne die jeweils erforderlichen Daten können wir den betreffenden Zugang oder die gewählte Funktion nicht bereitstellen. Freiwillige Profilangaben und Kalenderverknüpfungen sind keine allgemeine Voraussetzung für ein Konto. Rechnungs- und Zahlungsangaben werden nur benötigt, soweit eine entsprechende Abrechnung oder Zahlung erfolgt.
Informationen für Personen ohne Konto: Die Hinweise dieser Erklärung gelten auch, wenn wir Angaben zu deiner Person von einem Studio oder anderen Beteiligten erhalten und du selbst kein Studiocrew-Konto hast. Du kannst dich zur Ausübung deiner Datenschutzrechte an die in Abschnitt 1 genannte Kontaktadresse wenden.
9. Deine Datenschutzrechte
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen hast du folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft über deine personenbezogenen Daten nach Art. 15 DSGVO,
- auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
- auf Löschung nach Art. 17 DSGVO,
- auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO.
Soweit Art. 20 DSGVO anwendbar ist, kannst du die von dir bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten und, soweit technisch machbar, ihre Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen. Rechte anderer Personen bleiben geschützt.
Eine Einwilligung kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine Nachricht an die Kontaktadresse in Abschnitt 1. Soweit erforderlich, prüfen wir deine Identität in angemessener Weise. Wir beantworten Anträge grundsätzlich innerhalb eines Monats; über eine gesetzlich zulässige Verlängerung und deren Gründe informieren wir dich innerhalb dieser Frist.
Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere im Mitgliedstaat deines gewöhnlichen Aufenthalts, deines Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. In Brandenburg erreichst du die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht, Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow, unter Poststelle@LDA.Brandenburg.de.
Du kannst dich auch an eine andere zuständige Aufsichtsbehörde wenden.
10. Dein Widerspruchsrecht
Wenn wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO verarbeiten, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht weiter, es sei denn, wir weisen zwingende schutzwürdige Gründe nach, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung kannst du jederzeit ohne Angabe besonderer Gründe widersprechen. Dies gilt auch für ein damit verbundenes Profiling. Deine Daten werden dann nicht mehr für diese Werbung verwendet. Richte deinen Widerspruch an die Kontaktadresse in Abschnitt 1.
11. Änderungen dieser Informationen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Über neue Zwecke und andere wesentliche Änderungen informieren wir dich, soweit gesetzlich erforderlich, bevor die betreffende Verarbeitung beginnt. Eine Änderung dieser Erklärung ersetzt weder eine erforderliche Einwilligung noch eine andere erforderliche Rechtsgrundlage.