Datenschutzerklärung

Stand: 20. September 2026

Studiocrew bringt Studios und Kreative zusammen: Profile, Anfragen, Angebote, Buchungen und die Absprachen dazu. Dafür verarbeiten wir personenbezogene Daten. Hier steht, welche das sind, wofür wir sie brauchen, wer sie zu sehen bekommt und wie lange wir sie behalten.

1. Wer verantwortlich ist

aicappella UG (haftungsbeschränkt), Schwartzkopffstraße 1, 15745 Wildau, Deutschland. Vertreten durch Benno Lehmann. Die vollständigen Angaben stehen im Impressum.

Für Fragen zum Datenschutz: kontakt@studiocrew.de

2. Datenschutzbeauftragter

Leonard Barth, erreichbar unter leo@aicappella.com.

3. Konto und Anmeldung

Zu deinem Konto gehören dein Name und deine E-Mail-Adresse. Solange Studiocrew im geschlossenen Test läuft, kommst du nur über einen persönlichen Einladungslink hinein, der an deine E-Mail-Adresse gebunden ist.

Dein Passwort speichern wir nicht. Die Anmeldung läuft über den Dienst Supabase. Dein Browser schickt E-Mail-Adresse und Passwort direkt dorthin. Unser Server bekommt danach nur den Nachweis, dass die Anmeldung gültig war. Wenn du die Bestätigung in zwei Schritten eingeschaltet hast, prüft derselbe Dienst auch diesen Code.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ohne Konto können wir dir Studiocrew nicht bereitstellen.

4. Dein Kreativprofil

Im Profil stehen dein Anzeigename, dein Ort, deine Beschreibung, deine Tätigkeiten (Regie, Ton, Schnitt, Dialogbuch) und deine Referenzen. Bei jeder Referenz entscheidest du selbst, ob sie im Profil auftaucht, das freigeschaltete Studios sehen, oder ob sie nur für die Prüfung bestimmt ist.

Freigeschaltete Profile sind innerhalb von Studiocrew für freigeschaltete Studios auffindbar. Nach außen ist nichts davon sichtbar. Die Seite ist für Suchmaschinen gesperrt, und ohne Anmeldung kommt niemand an ein Profil.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Prüfung deiner Bewerbung

Jede Bewerbung und jede Studio-Anmeldung prüfen wir von Hand. Die dafür berechtigten Personen unseres Teams sehen dabei die eingereichten Angaben, deine Referenzen und den Verlauf der Rückfragen. Wir speichern zum Verfahren, wer wann entschieden hat, wie die Entscheidung lautet und welche Begründung wir dir genannt haben.

Über Rückfragen, Freigabe, Ablehnung und über die Rücknahme einer Freigabe benachrichtigen wir dich per E-Mail. Über deine Bewerbung entscheidet immer ein Mensch; eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie unser berechtigtes Interesse an einem geprüften Teilnehmerkreis (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6. Studio, Team und Produktionen

Zu einem Studio gehören die Firmenangaben, die Liste der Mitglieder und deren Rechte. Einladungen ins Team sind an eine E-Mail-Adresse gebunden, gelten sieben Tage und lassen sich widerrufen. Wer ein Studio verlässt, verliert den Zugriff auf dessen Anfragen, Buchungen, Chats und Dateien.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Kalender

Du kannst Zeiten selbst sperren, fest oder in Abstimmung. Studios sehen daraus nur, ob du frei bist, nicht deine Notizen.

Zusätzlich kannst du private Kalender-Adressen (ICS) hinterlegen. Diese Adressen speichern wir verschlüsselt, weil sie wie ein Schlüssel zu deinem Kalender wirken. Aus einem solchen Kalender übernehmen wir nur Anfang, Ende und ob ein Termin ganztägig ist. Jeder übernommene Eintrag heißt in Studiocrew „Extern belegt“. Titel, Orte, Beschreibungen und Teilnehmer holen wir nicht.

Umgekehrt kannst du deine Buchungen als privates Kalender-Abo in deine eigene Kalender-App holen. Wer diesen Link hat, sieht deine bestätigten Buchungen, also behandle ihn wie einen Schlüssel. Du kannst ihn jederzeit erneuern oder abschalten. Das Abo enthält einen allgemeinen Tätigkeitstitel und keine Projektnamen, Gagen oder Chattexte.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Anfragen, Angebote und Buchungen

Zu einer Anfrage gehören Zeitraum, Tätigkeit, die vorgeschlagenen Konditionen samt Gage, der Nachrichtenverlauf und am Ende die Bestätigung. Diese Angaben sehen nur die Beteiligten: die angefragte Person und die berechtigten Personen des anfragenden Studios. Bei einer Mehrfachanfrage erfährt niemand, wer sonst angefragt wurde.

Unsere E-Mail-Hinweise nennen keine Konditionen. Sie sagen, dass es etwas Neues gibt, und verlinken die Stelle in Studiocrew.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9. Chats und hochgeladene Dateien

In Studiocrew gibt es den Chat zu einem Auftrag und den Chat zu einer Produktion. Wer einem Produktionschat hinzugefügt wird, sieht dessen bisherigen Verlauf; darauf weisen wir beim Hinzufügen hin.

Hochgeladene Dateien liegen in einem privaten Speicher und sind nicht über eine öffentliche Adresse abrufbar. Bei jedem Abruf prüfen wir erneut, ob die abrufende Person dazu berechtigt ist. Je Konto gelten 1 GB Gesamtspeicher, 25 MB je Datei und 1.000 Dateien.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. Vertraulichkeitsvereinbarungen

Ein Studio kann vor der ersten Buchung ein PDF hinterlegen, das du unterschreiben sollst. Wir speichern dieses Dokument, deine Unterschrift und den Zeitpunkt, damit beide Seiten den Stand belegen können.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

11. Hilfe und Fehlermeldungen

Wenn du über „Hilfe“ ein Problem meldest, speichern wir deinen Text und die Angaben zum betroffenen Vorgang und geben beides an unsere interne Verwaltung weiter, damit jemand antworten kann.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

12. E-Mails an uns

Unsere Postfächer info@studiocrew.de und kontakt@studiocrew.de liegen beim Webhosting von Hetzner.

Mails an info@studiocrew.de holen wir zusätzlich automatisch ab und legen eine Kopie in Studiocrew, damit unser Prüfteam sie der passenden Bewerbung zuordnen kann. Wir lesen dabei nur; im Postfach selbst löschen oder verändern wir nichts. Für diese Kopie gibt es derzeit keine automatische Löschfrist. Wenn du möchtest, dass wir sie entfernen, schreib uns.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anliegen zu einem Verfahren, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

13. Protokolle des Servers

Unser Webserver schreibt zu jedem Aufruf die IP-Adresse, den Status der Antwort und wie lange sie gedauert hat. Welche Seite aufgerufen wurde, protokollieren wir nicht. Wir brauchen das, um Störungen und Angriffsversuche zu erkennen.

Diese Protokolle liegen in einem begrenzten Ringspeicher. Ist er voll, überschreiben neue Zeilen die ältesten. Eine feste Frist in Tagen gibt es deshalb nicht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb.

14. Cookies

Studiocrew setzt ein Cookie für deine Sitzung und eines gegen gefälschte Formulare. Beide sind für den Betrieb nötig und laufen mit der Sitzung ab.

Wir messen keine Reichweite, werben nicht, binden keine fremden Schriften, Karten oder Videos ein und geben nichts an Werbenetzwerke. Ein Cookie-Fenster musst du bei uns deshalb nicht wegklicken.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

15. Wer deine Daten außer uns verarbeitet

Wir setzen Dienstleister ein, die für uns und nach unseren Weisungen arbeiten (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO):

• Hetzner Online GmbH, Nürnberg. Hier steht der Server, auf dem Studiocrew läuft, und hier liegen unsere Postfächer. Standort Deutschland.
• Supabase. Prüft die Anmeldung und verwaltet Passwort und zweiten Faktor.
• Resend. Versendet unsere E-Mails. Die Domain studiocrew.de ist dort in der europäischen Region eingerichtet.

Darüber hinaus geben wir personenbezogene Daten nur weiter, wenn du es willst, wenn es für die Erfüllung eines Vertrags nötig ist oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Wir verkaufen keine Daten und nutzen sie nicht für Werbung.

16. Wie lange wir Daten behalten

Dein Profil, deine Buchungen und die zugehörigen Absprachen behalten wir, solange dein Konto besteht. Wir brauchen sie, damit beide Seiten einen abgeschlossenen Auftrag später noch belegen können.

Danach löschen wir, was wir nicht mehr benötigen. Für Unterlagen mit steuerlicher oder handelsrechtlicher Bedeutung gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO, § 257 HGB); solche Unterlagen sperren wir statt sie zu löschen.

Ein Konto löschen wir auf deine Nachricht an kontakt@studiocrew.de. Eine Schaltfläche dafür gibt es im Produkt noch nicht. Laufende Aufträge und Anfragen bleiben nach den Produktregeln abwickelbar.

17. Deine Rechte

Du hast nach der DSGVO folgende Rechte. Melde dich dafür bei den Adressen aus Ziffer 1 oder 2.

• Auskunft (Art. 15): Wir sagen dir, welche Daten wir über dich gespeichert haben.
• Berichtigung (Art. 16): Falsche Angaben korrigieren wir. Vieles kannst du im Profil auch selbst ändern.
• Löschung (Art. 17) und Einschränkung (Art. 18), soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20): Du bekommst deine Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format.
• Widerspruch (Art. 21) gegen Verarbeitungen, die wir auf ein berechtigtes Interesse stützen.
• Widerruf einer Einwilligung: jederzeit und mit Wirkung für die Zukunft. Was bis dahin erlaubt war, bleibt rechtmäßig.

18. Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn du meinst, dass wir mit deinen Daten falsch umgehen, kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Eine Übersicht der Behörden führt der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit unter bfdi.bund.de.

19. Änderungen dieser Erklärung

Wenn sich ändert, wie wir Daten verarbeiten, ändern wir auch diesen Text und aktualisieren das Datum oben. Bei wichtigen Änderungen sagen wir dir in Studiocrew Bescheid.